Récit d'une nouvelle formule d'appel à manifestation d'intérêt, l'expérimentation du premier semestre 2021

EXPÉRIMENTER POUR VOIR CE QUE CELA PRODUIT

Réformer un AMI ? Bonne idée… mais comment changer les choses pour véritablement moderniser et transformer l’outil, sans le révolutionner ni désorienter les participants ? Voici en bref quelques éléments d’évolution :

Présentation en live des projets par les porteurs eux-mêmes : une occasion idéale de démontrer sa motivation et son engagement ! Lors des commissions, les porteurs sont invités à présenter leur projet à l’oral devant les autres porteurs et le comité de l'A.M.I. Rien de mieux pour défendre son projet que d’avoir l’opportunité de s’exprimer vraiment pour le raconter !

Le comité de décision des projets est élargi et composé d'acteurs hétérogènes : institutionnels, professionnels, etc. Ils entendent les porteurs et formulent un avis à l’issue de la présentation live des projets via la plateforme collaborative MIRO. 

Enfin, les projets sont analysés à travers le prisme de nouvelles questions, plus qualitatives : le projet est-il enthousiasmant, le trouvez-vous captivant ? Est-il ambitieux et prometteur ? Est-il original, malin ? Le projet a t-il été co-construit ? Le projet répond il bien au besoin de la Cité ou encore, le projet est-il crédible, robuste ? Au total, l’expérimentation a porté sur 3 commissions qui se sont déroulées en février-mars 2021.

"C'est une formule intéressante, vivante et interactive". 

Véronique, Crèche Viviani

UN ACCOMPAGNEMENT PAS À PAS VERS LA PRISE EN MAIN DE L’OUTIL

Changer la méthode implique d’accompagner tout le monde dans la démarche. L’attention et l’implication étaient requises de manière égale, que ce soit pour les porteurs de projets mais aussi pour les membres de la Commission de présélection. L’équipe d’animation a accompagné les deux collèges dans l’acquisition de leurs nouvelles postures.

Pour permettre à l’ensemble des participants, auditeurs compris, de bien préparer ces 3 commissions, 2 supports ont été définis : le guide du porteur et le guide des membres de la commission. À chaque fois, l’ensemble du processus était détaillé pour chacune des 2 parties. 

S’agissant des porteurs de projet, le guide d’accompagnement transmis en amont devant la Commission avait pour vocation de les préparer, les rassurer et leur énoncer les règles du jeu proposées par la Commission. Chaque porteur, durant le temps imparti, devait être capable d’expliquer en quoi consiste son projet, à quel(s) besoin(s) (éducatif/social) est-ce qu’il répond, ou encore les effets positifs et impacts attendus ?...

Pour les membres de la Commission, issus de diverses organisations de représentations et d’accompagnement (collectivité, rectorat, préfecture, membres honoraires…), un guide préparatoire leur a également été adressé, afin de les aider dans la compréhension du rôle qui leur était assigné durant ces séances : observer des temps d’écoute sans interagir avec les candidats, utiliser les outils dédiés pour poser leurs questions (tchat), intégrer les indicateurs pour évaluer chaque projet, manier les outils pour poster leur avis dossier par dossier. L’enjeu était de les sensibiliser à la prise en main de cette organisation tout en restant concentré sur le fond, à savoir questionner et vérifier l'éligibilité des divers projets dans le cadre proposé par cet appel à manifestation d’intérêt.

 

" Merci pour cette occasion de présenter son projet en live".

Céline, Fondation FERS
 

Un pari d’autant plus ambitieux que le calendrier, dense pour tous,  a conduit à mobiliser et accompagner tout le monde assez rapidement, avec un nombre de candidatures et de dossiers conséquents à instruire.

CONCRÈTEMENT… CET AMI NOUVELLE VERSION ?

Trois Commissions se sont déroulées : le 26 février, puis le 02 et 03 mars 2021. À chaque édition, en termes d’organisation, les conditions et le déroulement étaient rigoureusement répétés. Une fois tout le monde connecté, l’animateur principal rappelait les règles du jeu pour chacun. Après ce rapide “cadrage”, chaque porteur de projet était tiré au sort en direct et invité à intervenir, sans interruption, durant 3 minutes (avec défilement du chrono à l’écran). À l’issue de ce temps, les membres de la Commission postaient leurs questions en direct sur le tchat, et durant 5 minutes les porteurs répondaient au maximum de questions avant de passer le relai au suivant. Les questions non répondues se traitaient par le porteur lui-même, par écrit, dans le tchat. Enfin, à l’issue des 8 à 11 projets écoutés durant chaque Commission, les porteurs étaient invités à prendre congé de la conférence. 

Les membres de la Commission, eux, étaient conviés à rejoindre la plateforme “MIRO”, un outil collaboratif en ligne, où l’équipe leur proposait de donner leurs commentaires par projet, assorti d’une des 3 couleurs correspondant chacune à un avis possible : bleu pour “favorable”, rouge pour “insuffisant” et fushia pour “défavorable”. C’est seulement à l’issue de ces votes que les membres de la Commission prenaient connaissance des grandes tendances de vote pour chaque projet et disposaient alors d’un temps de discussion ouverte et d’arbitrage pour recommander un avis au Comité technique, qui a statué en dernier ressort, donnant ainsi des avis définitifs.

UN SYSTÈME D’ÉVALUATION COLLÉGIAL, EN DIRECT,  COMMENTÉ ET DÉBATTU

La vraie plus value de cette approche, tant du point de vue des porteurs que des membres de l’évaluation, est d’avoir pu bénéficier d’un véritable temps d’échange. Le fait d’obtenir des réponses en direct pour les auditeurs, et de présenter leurs propositions en temps réel pour les porteurs, a permis d’écarter les zones d’ombre, d’oublier les coquilles éventuelles du dossier et finalement de pouvoir faire preuve de plus de justesse dans son appréciation et évaluation. Une manière pour les uns et les autres de se rencontrer dans une parenthèse virtuelle plus transparente, plus éthique, où les éclairages du terrain sont également plus concrets et convaincants. De la même façon, le principe du vote en ligne, en direct, permet de lire les commentaires et avis des uns et des autres, afin d’assumer son choix pour certains ou au contraire de moduler son point de vue pour d’autres. Globalement, les discussions qui s’en sont suivies étaient riches et concrètes, incarnées  par les présentations éclairantes qui avaient précédées… 

Le jury n’a pas hésité à rediscuter au cas par cas, l’empathie pour les porteurs étaient palpable, chacun ayant entendu la réalité du terrain, les contraintes du quotidien… des éléments parfois plus invisibles sur un simple dossier papier. Chacune des 3 Commissions a ainsi pu procéder à une véritable “agora des initiatives” qui a permis de produire une vue d’ensemble et une vision stratégique de l’action globale, de son impact sur le territoire de la Cité éducative Lyon 8^e. Certains rapporteurs se sont transmis des infos, les auditeurs ont croisé le regard sur des projets communs. On peut même imaginer que les prémisses de partenariats terrain futurs ont germé...

" Contactons-nous ! Nous avons travaillé 3 ans avec plusieurs centaines d'enfants, sur ce sujet..." 

Blandine, Ebullisciences

DES PRÉSENTATIONS MILLIMÉTRÉES ET DES CANDIDATS ROMPUS AU “PITCH” !

Le “pitch”, c’est un exercice difficile, souvent demandé aux startupers par les jurys de financeurs, qui leur demandent de présenter leur concept sur un temps chronométré, où rien ne doit être oublié… Lorsque cette éventualité a été évoquée comme une option de l’AMI nouvelle formule, les équipes se sont d’abord demandées si il était raisonnable et possible de l’imposer aux porteurs de projet… parce que n’est pas leur quotidien, parce que cela demande du temps.

Bien leur en a pris de maintenir l’option, les candidats se sont révélés être des virtuoses de l’exercice ! Les uns après les autres, ils ont survolé cet exercice avec une parfaite  maîtrise des outils, du timing et des éléments clés de leurs argumentaires. Chacun y est allé de son initiative : de la présentation à 2 voix à la visite d’un lieu à distance, ordinateur à la main, en passant par des présentations d’outils et photos physiques face caméra, chacun a su tirer parti de cet exercice. Quant aux membres des Commissions, là encore l’agilité était de mise : ils ont été déconcertants de facilité sur la prise en main de MIRO , dans la gestion du tchat, des passages en groupe aux salons de discussion. Un grand moment de convivialité et d’échange partagé ! 

" C'est une belle opportunité pour entendre les projets des autres." 

Yann, Association Amasco

DEMANDES REÇUES : CARTON PLEIN... UNE INSTRUCTION ET UNE COMMISSION SOLLICITÉES  AU MAXIMUM !

Ce 2e AMI a dépassé les objectifs que s’était fixé l’équipe  ! Du lancement à la clôture, c’est 34 dossiers recevables qui ont été comptabilisés par les équipes du Comité Technique. La question d’une instruction équitable et collective s’est révélée devenir un challenge, afin de marier la gestion d’un temps juste et suffisant, et une disponibilité de tous les acteurs. Cette nouvelle approche, efficace, plus ouverte, faisant appel à l’esprit de synthèse de chacun est arrivée à point nommé.

En quelque sorte, cette abondance de demandes a eu un véritable effet d'accélérateur pour l’équipe et pour cette  nouvelle version de l’AMI.

À cela s’ajoutait également le nombre de porteurs par projet, le nombre de membres de la Commission qui seraient présents le jour “j”. Le bilan parle de lui-même : en moyenne, c’est près de 40 personnes qui se sont connectées pendant plus de 2 heures ensemble à chacune des 3 commissions. Parmi lesquels, de 10 à 15 porteurs de projets (parfois en équipe pour présenter), autant d’auditeurs qui ont répondu présents chaque fois, et pas moins de 5 à 6 organisateurs pour circonscrire l’événement et garantir son bon fonctionnement.

" C'est très intéressant de présenter le projet à l'oral. Le format 3 minutes est très challengant !" 

Marion, Association NQT

Chaque séance a fait l’objet de près de 80 commentaires enregistrés par le tchat et pas loin de 300 post it virtuels ont été postés durant les 3 séances de délibérations. 

Désormais, et après les micro réglages effectués par l’équipe entre chaque rencontre, les outils sont affûtés et prêts pour les futures commissions...

EN “EXPÉRIMENTATION”, LE COMITÉ TECHNIQUE S’EST PRIS AU JEU…
 

Et parce que toute nouvelle expérience appelle à entrer dans une posture d’essai-erreur, il est important d’être paré à tout moment à réagir et rectifier le cap. C’est aussi ça, le mode “expérimentation”. C’est ainsi que 2 dossiers n’ont malheureusement pas été reçus par la Commission dans les délais de candidature, pour des problématiques informatiques. Après avoir constaté l’erreur avec les porteurs, le Comité Technique s’est prêté au jeu de la Commission en s’essayant lui-même à l’instruction virtuelle des 2 dossiers. L’occasion d’éprouver l’expérience et de mieux partager les difficultés de la Commission qui intervient en première lecture pour donner un pré-avis. 

Une belle aventure que celle qui s’est déroulée durant ce premier trimestre 2021, et qui permet aux projets accompagnés - soit 19 au total -  de commencer leur déploiement tandis que ceux nécessitant des aménagements se renforcent.